Es la primera pregunta de cualquier área de Personas y la que casi ningún proveedor contesta en su sitio. No es evasión: un taller de medio día para doce personas en su propia oficina y un retiro de tres días para cincuenta en Valle de Bravo son productos distintos, y entre uno y otro el total se multiplica por diez. Publicar un «desde $X» informa poco y ancla mal.
Lo que sí se puede explicar es qué mueve el precio. Con eso puedes construir un rango antes de pedir la primera cotización, y sobre todo puedes comparar dos propuestas que no se parecen en nada.
Las seis variables que mueven el total
1. El tamaño del grupo
El costo por persona baja conforme crece el grupo, pero no de forma continua: baja por tramos y sube de golpe en ciertos umbrales. Un grupo de doce y uno de veinte suelen costar casi lo mismo por persona. Pasar de veinticinco a treinta normalmente obliga a un segundo facilitador, y ahí hay un escalón. Lo mismo ocurre cuando el grupo deja de caber en una sola sala, en un solo transporte o en una sola sede.
Si estás entre dos tamaños, pregunta dónde está el umbral antes de cerrar la lista de asistentes. A veces quitar dos personas o sumar tres cambia el costo por cabeza más que negociar.
2. El formato
Medio día, día completo, dos días con una noche o tres días con dos noches. El salto de precio no está repartido de forma pareja: el mayor está en la primera noche, porque ahí entran hospedaje, cena y desayuno de todo el grupo. La segunda noche cuesta proporcionalmente menos que la primera.
Los cuatro formatos y para qué sirve cada uno están en la página de formatos.
3. La sede
Hay tres escenarios y se nota en la factura. En tus propias instalaciones es lo más barato y lo menos efectivo: el equipo sigue a un pasillo de su escritorio y la cabeza no se desconecta. Una sede sólo por el día cuesta más y cambia el registro. Una sede con hospedaje es el salto grande, y es el único escenario en el que existe la noche, que es cuando suele pasar la conversación que no pasó en la sala.
Las sedes con las que trabajamos están en el listado de sedes y hospedaje.
4. Los traslados
Es la línea que más se subestima. De Ciudad de México a Tepoztlán hay hora y media, y la decisión no es sólo de costo: si cada quien llega por su cuenta, el programa arranca cuando llega el último, y media jornada se vuelve un tercio. Un autobús para el grupo cuesta, pero compra puntualidad y convierte el camino en parte del programa.
Pregunta siempre si la cotización incluye traslado, si incluye el regreso y qué pasa si alguien se queda una noche más.
5. Los alimentos
Un coffee break no es una comida y una comida no es una cena de autor. Es la variable más fácil de ajustar hacia abajo sin tocar el objetivo del programa, y por eso conviene cotizarla por separado y no empaquetada.
Un detalle que sale caro si se descubre tarde: las restricciones alimentarias del grupo. Pídelas antes de cerrar el menú, no la semana anterior.
6. El diseño y la facilitación
Es la variable invisible y la que más separa unas propuestas de otras. Aquí entra el diagnóstico previo, el diseño del programa contra tu objetivo, las horas de facilitación en sala y lo que ocurre después. Dos cotizaciones con el mismo total pueden tener cero y veinte horas de trabajo detrás, y desde fuera se ven iguales.
Lo que casi nunca viene incluido
Revisa explícitamente estas líneas, porque suelen aparecer después:
- El diagnóstico previo: entrevistas con liderazgo y encuesta al equipo.
- Los materiales de los módulos.
- El segundo facilitador si el grupo crece.
- Viáticos y hospedaje del equipo facilitador.
- El seguro del grupo en actividades de aventura.
- La sesión de seguimiento semanas después.
- El IVA.
Cómo comparar dos cotizaciones que no se parecen
Normaliza antes de comparar. Divide el total entre el número de personas y entre las horas facilitadas reales: no las horas que dura el evento, sino las que alguien está conduciendo algo. Comer no es facilitación. Trasladarse tampoco.
Con ese número en la mano, haz cuatro preguntas:
- ¿Quién va a estar en la sala? Si quien te vende no es quien facilita, pregunta quién es y qué ha facilitado antes.
- ¿Qué pasa antes del día? Si la respuesta es «confirmamos logística», no hay diagnóstico y el programa va a ser de catálogo.
- ¿Con qué sale el equipo? Un entregable concreto —acuerdos escritos, con responsable y con fecha— o un buen recuerdo.
- ¿Qué pasa después? Si no hay nada después, estás comprando un día, no un cambio.
Qué pedir internamente
No pidas un número: pide un rango y amárralo al objetivo. «Integrar a dos áreas que se acaban de fusionar, veinticinco personas, dos días con una noche a hora y media de la oficina» es un encargo que se puede presupuestar. «Un team building» no lo es, y acaba comparando cosas que no son comparables.
El atajo
Si prefieres saltarte la hoja de cálculo, el cotizador arma el programa contigo —ciudad, objetivo, formato y número de personas— y te devuelve una propuesta con el costo. Si quieres hablarlo con alguien antes, escríbenos: contesta un facilitador, no un formulario.
